Я зіткнувся з тією ж проблемою раніше. У нас завжди траплялися випадки, коли запит губився або хтось відповідав на нього двічі. Ми почали користуватися KeyCRM, і це реально змінило ситуацію. Всі запити збираються в одному місці, можна ставити нагадування, делегувати завдання і відстежувати, хто за що відповідає. Якщо хочеш глянути, як це працює на практиці, можна переглянути
тут.